Soziale Netzwerke bieten für kleine und vor allem Start-up-Unternehmen bei richtiger Nutzung große Vorteile. Doch sollten im Unternehmen verbindliche Regeln für die Nutzung vereinbart werden.
Im Februar wurde Facebook zehn Jahre alt. Längst hat das größte soziale Netzwerk mit mehr als 1,2 Milliarden Nutzern weltweit nicht nur Eingang in den privaten Alltag, sondern auch in das Berufsleben genommen. Auch Unternehmen nutzen soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, Xing oder LinkedIn zu ihrem Vorteil. Hier können aber auch schnell Fallstricke entstehen, die es zu verhindern gilt.
Der durchschnittliche Nutzer bei Facebook loggt sich mindestens einmal täglich ein, meist von einem Mobilgerät aus, hat 342 Freunde, veröffentlicht 90 Inhalte pro Monat und ist mit 80 Seiten und Gruppen verlinkt. Das Unternehmen Facebook finanziert sich zu 90 Prozent über Werbeeinnahmen. Damit ist es die Plattform, auf der am meisten Nutzer, also auch potenzielle Kunden und Geschäftspartner, erreicht werden können. Unternehmen nutzen dieses Potenzial, können aber auch schnell bei der Menge an Informationen, die sich zudem ständig ändern, untergehen.
Unternehmen mit einem breiten Publikum, hohem Bekanntheitsgrad und gutem, fest etablierten Image müssen besonders aufpassen, denn ihnen können durch Maßnahmen, die zu sehr von der Unternehmensidentität abweichen oder einfach mangelhaft durchgeführt werden, schwere Imageverluste drohen. Für solche Fehlgriffe gibt es kein zurück mehr, denn das Internet vergisst nichts. Selbst das vor kurzem gefällte Urteil des Europäischen Gerichthofs zum Recht des Vergessen werdens, ändert an der Speicherung erst einmal nichts Grundsätzliches. Umso wichtiger ist es, den Umgang mit den sozialen Netzwerken im Unternehmen von vornherein zu regulieren.
Für kleine und vor allem Start-up-Unternehmen bieten soziale Netzwerke, wenn sie richtig genutzt werden, große Vorteile. Durch die Möglichkeit, schnell zu reagieren, ist die direkte Kommunikation mit potenziellen Kunden oder künftigen Mitarbeitern, einfacher. Hierdurch eine hohe Bindung an die Produkte oder Dienstleistungen zu schaffen, kann eine große Chance sein. Schon viele Produkte und Ideen sind nur durch das Internet bekannt geworden, denn die Stimmung einer Gruppe ist ansteckend und wirkt anziehend auf Fremde. Diese Gruppeneffekte, wie sie in sozialen Netzwerken ständig zu beobachten sind, können Einzelne stark beeinflussen.
Durch das Internet und die sozialen Netzwerke hat sich auch die Art der Kommunikation verändert. Heute wird viel mehr in Bildern kommuniziert, was der menschlichen Wahrnehmung sehr entgegenkommt, denn 80 Prozent der Wahrnehmung ist visueller Natur. Seit die Handy-Kamera mit Facebook und Co. verbunden ist, hat dieser Trend weiter stark zugenommen. Auch das können Unternehmen heute nutzen und ihre Kunden direkt mit Fotos der Produkte überzeugen.
Kunden und deren Meinung kennenzulernen ist heute einfacher denn je. Menschen haben schon immer über Produkte gesprochen – durch die sozialen Netzwerke können Unternehmen an diesen Auseinandersetzungen teilhaben und mitdiskutieren. Auch Meinungen aufzugreifen und in Innovationen zu integrieren wird dadurch möglich. Trotzdem scheuen sich viele kleinere Unternehmen noch, diese zu nutzen.
Soziale Netzwerke bewirken ähnliche Schwierigkeiten wie der Einzug der E-Mail in die Arbeitswelt. Als Kommunikationskanäle sind diese Netzwerke noch relativ neu und erzeugen unüberschaubare und unstrukturierte Datenmengen, die schwer zu kontrollieren sind. Zudem ist das Risiko von Datenschutzverletzungen, wie zum Beispiel dem unbeabsichtigten Veröffentlichen vertraulicher Informationen, hier greifbar. Durch das Aufheben vieler Formalitäten ist des Weiteren die Sprache eine andere, was schnell dazu führen kann, dass Meinungen und Äußerungen falsch oder schädlich dargestellt werden.
Das absolute Verbot zum Umgang mit den sozialen Netzwerken in der Arbeit ist heute aber auch nicht mehr umsetzbar. Wenn einzelne Seiten auf dem Firmenrechner gesperrt sind, greifen Mitarbeiter auf mobile Geräte zurück. Einige Seiten wie zum Beispiel Google+ können nicht gesperrt werden, da sonst auch der Zugriff zur Suchmaschine, die viele Mitarbeiter nutzen, verweigert wird. Durch das Verbot wird zusätzlich Potenzial verschenkt, das auch gewinnbringend eingesetzt werden kann, denn Mitarbeiter können die besten Werbeträger sein.
Eine klare Regelung mit festen Vorschriften ist deshalb für jedes Unternehmen heute Pflicht. Dabei sollten die fünf wichtigsten Regeln beim Umgang mit sozialen Netzwerken integriert werden.
- Richtlinien für alle Mitarbeiter:
Eine Regelung muss eindeutige Hand-
lungsanweisungen enthalten und jeder Mitarbeiter sollte bei Eintritt in das Unternehmen eine Unterweisung in diese erhalten. Gleichzeitig sollte zusätzlich eine Kultur der Verantwortlichkeit gefördert werden. Denn trotz aller Vorschriften sind es die Mitarbeiter, die über ihr Handeln entscheiden. - Rechtslage beachten:
Soziale Netzwerke sind Medien, die sich in rasanter Geschwindigkeit entwickeln. Die Gesetzgebung kann dieser Entwicklung oft nicht eins zu eins folgen. Unternehmen sollten sich deshalb für alle Länder, in denen sie geschäftlich tätig sind, ständig über die aktuelle Gesetzeslage informieren. Potenziell ist jedes Posting und jeder Blogeintrag ein offizieller Geschäftsvorgang, für den das Unternehmen haftbar ist und den sie deshalb archivieren muss. - Flexibilität:
Durch die rasante Entwicklung ändern sich nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern auch die Umgangsregeln im Unternehmen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Richtlinien ständig auf einem aktuellen Stand zu halten und bei Bedarf anzupassen. Hier ist es hilfreich, alle direkt betroffenen Abteilungen mit einzubeziehen, wie die Rechts- oder Personalabteilung, den Vertrieb, das Marketing oder PR. - Geschäftliches und Privates trennen:
Um die Gefahr vor Datenschutzverletzungen zu minimieren und Eintragungen zum eigenen Unternehmen besser kontrollieren zu können, bietet es sich für Unternehmen an, offizielle Firmenaccounts anzulegen. Das vereinfacht die Abgrenzung zwischen persönlicher und beruflicher Nutzung und erleichtert zudem den Zugriff auf relevante Daten. - Datensicherung:
Unabhängig vom Format müssen Unternehmen immer wissen, über welche Informationen sie verfügen, wo diese sich befinden und wie sie genutzt werden. Eine Datensicherung ist hier also genauso durchzuführen wie die Einführung einer Regelung, wie lange Informationen aufbewahrt werden und wer Zugriff darauf hat.
Wer das Netz und seine ständige Weiterentwicklung mitverfolgt, die dahinter liegenden Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer versteht und sich gleichzeitig an die Regelungen des Datenschutzes und der sicheren Nutzung von Netzwerken hält, kann mithilfe des World Wide Web heute abheben.
Technische Systeme und Maschinen so zu gestalten, dass Menschen sie sicher, einfach und effizient nutzen können, ist das grundlegende Ziel der Ingenieurpsychologie. So unterstützen zum Beispiel die Erkenntnisse der Wahrnehmungsorganisation und der visuellen Reizverarbeitung die Entwicklung moderner Anzeigen und Displays, Kenntnisse über die Aufmerksamkeit und Gedächtnisleistung beeinflussen die Gestaltung von Fahrzeuginnenräumen und die Analyse menschlicher Verhaltensweisen führen zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Durch die stark zunehmenden Schnittstellen zwischen Mensch und Maschine, gewinnt diese Disziplin heute immer mehr an Bedeutung.
Rüdiger Maas ist Diplom-Psychologe und Geschäftsführer der Maas Beratungsgesellschaft mbH. Diese bietet professionelle Beratung für Unternehmen und vereint in ihrem Beraterteam das Expertenwissen aus dem Bereich Psychologie mit Themen der Wirtschaft.
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