Neue Technologien verändern die Anforderungen an das Zeitmanagement. Doch was sich ändert, ist nicht nur die Technik. Menschen passen sich den neuen Umständen an, entwickeln Erwartungen zu Neuentwicklungen und fordern diese ein. Die Ingenieurpsychologie entschlüsselt, wie Menschen und Technik optimal zusammenarbeiten. Diese Erkenntnisse sollten auch für den Umgang mit Zeit genutzt werden.
E-Mails, Smartphones, SMS, Apps, soziale Netzwerke, Internettelefonie – die neuen Technologien haben Flexibilität und eine höhere Geschwindigkeit für den Informationsaustausch geschaffen. Für Unternehmen ist dies bereits zum essentiellen Vorteil im Wettbewerb geworden. Das Meinungsforschungsinstitut ARIS hat eine repräsentative Umfrage veröffentlicht, in denen Unternehmen aus Deutschland Angaben zu Formen der Kommunikation machten. Etwa 70 Prozent der Unternehmen nutzen für die interne Kommunikation Online-Medien. Die meisten davon verwenden vor allem das Intranet und externe Netzwerke. Aber auch interne soziale Netzwerke, in denen Mitarbeiter sich verlinken können, Status-Updates schicken und Arbeitsgruppen bilden können, sind kaum mehr wegzudenken. Diese Formen der Arbeit verlangen von den Beschäftigten, dass sie alle eingesetzten Medien regelmäßig abrufen, um immer aktuell informiert zu sein. Die Arbeit wird dadurch schneller und einfacher. Jedoch benötigt das mehrmalige Abrufen der unterschiedlichen Medien Zeit.
Die Forderung nach Abrufbarkeit verwischt auch die Grenze zwischen Arbeits- und Privatleben. Die Studie von ARIS zeigt, dass 62 Prozent der Beschäftigten geschäftliche E-Mails auch nach der Arbeitszeit abrufen. 17 Prozent der Unternehmen verlangen dies sogar.
Die Bereitschaft zu ständiger Informiertheit erklären Psychologen durch das Belohnungsstreben. Durch die Forderung nach Aktualität wird der Moment, wenn alle Medien abgerufen und alle neuen Informa-
tionen aufgenommen sind, zum Zielzustand. Wenn dieses Ziel erreicht ist, stellt sich ein Gefühl der Zufriedenheit ein. Da sich ständig Neues ereignen könnte, ist dieses Gefühl der Zufriedenheit aber nur von kurzer Dauer und infolgedessen werden wieder alle Medien überprüft, um das Ziel wieder zu erreichen.
Häufig werden die Inhalte dann nur in Kürze wahrgenommen und nicht richtig verarbeitet. Durch die modernen Hilfsmittel ist dies auch nicht mehr nötig. Viele Informationen, für die früher Gedächtnisleistung nötig war, werden heute auf Festplatten, im Internet oder auf Smartphones abgelegt und können dort jederzeit abgerufen werden. Dieses Abladen von Informationen macht unser Gehirn frei für neue Informationen, zum Beispiel für das Bearbeiten von komplexen Sachverhalten oder Kreativität. Die Technik verändert somit auch das Wahrnehmen und Verarbeiten von Informationen und verschafft so Zeit für andere Prozesse. Sie nimmt also direkt Einfluss auf unser Zeitmanagement.
Die Vielzahl an Technologien beeinflusst jedoch die Aufmerksamkeit. Unterschiedliche Medien signalisieren in Echtzeit, wenn sich etwas ereignet. Die Aufmerksamkeitsspanne kann gleichzeitig aber nur maximal sieben Reize verarbeiten. Sobald mehr Reize zur Verfügung stehen, sinkt die Leistung deutlich. Der Grund hierfür ist, dass bei mehr als sieben Reizen das Gehirn nicht mehr ganz präzise filtert, was gerade relevant ist und was nicht. Hinzu kommt, dass beispielsweise ein E-Mail-Ton die Aufmerksamkeit weg von der Aufgabe lenken kann, die eigentlich gerade im Fokus steht. Studien haben ergeben, dass eine Unterbrechung beziehungsweise Ablenkung durchschnittlich sechs bis neun Minuten dauert, bis die Aufgabe fortgeführt wird. Zusätzlich vergehen noch etwa vier bis sechs Minuten, bis die betreffende Person sich wieder völlig in das Thema hineingedacht hat. Hierin liegt also viel Potenzial, um Zeit zu sparen.
Ziel eines angepassten Zeitmanagements muss es also sein, die Anzahl der Ablenkungen zu minimieren. Es hat sich gezeigt, dass fest eingeplante Zeiten, in denen E-Mails bearbeitet werden, effektiver genutzt werden und zu einem höheren Befriedigungsniveau führen, als einzelne Nachrichten, die dazwischen geschoben wurden.
Durch die vielen Möglichkeiten und Signale nimmt auch die Bedeutung einer richtigen Priorisierung zu. Häufig werden vor den eigentlich wichtigen Aufgaben die dringlichen erledigt, weil die Forderung nach Aktualität dies suggeriert. Meist sind aber die vermeintlich dringlichen Aufgaben unwichtig und können auch delegiert oder verschoben werden. Hilfreich ist hier, sich die Frage zu stellen, welche Aufgabe erledigt werden würde, wenn nur noch Zeit für eine einzige Aufgabe zur Verfügung stehen würde. Im Beispiel einer E-Mail müsste entschieden werden, ob in diesem Moment die E-Mail wirklich wichtiger ist, als die andere Aufgabe. Durch diese einfache Methode gelingt es, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.
Es gibt etliche Methoden, die dabei helfen, die Möglichkeiten, die uns die neuen Technologien erlauben, effektiv zu nutzen. Denn so hilfreich sie auch sein mögen, jeder läuft bei der Vielzahl und den sich ständig beschleunigenden und ändernden Möglichkeiten, Gefahr, sich zu verzetteln und den Überblick zu verlieren. Für den richtigen Umgang mit den modernen Kommunikationstechnologien ist ein gutes Zeitmanagement mehr als hilfreich.
Technische Systeme und Maschinen so zu gestalten, dass Menschen sie sicher, einfach und effizient nutzen können, ist das grundlegende Ziel der Ingenieurpsychologie. So unterstützen zum Beispiel die Erkenntnisse der Wahrnehmungsorganisation und der visuellen Reizverarbeitung die Entwicklung moderner Anzeigen und Displays, Kenntnisse über die Aufmerksamkeit und Gedächtnisleistung beeinflussen die Gestaltung von Fahrzeuginnenräumen und die Analyse menschlicher Verhaltensweisen führen zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Durch die stark zunehmenden Schnittstellen zwischen Mensch und Maschine, gewinnt diese Disziplin heute immer mehr an Bedeutung.
Rüdiger Maas ist Diplom-Psychologe und Geschäftsführer der Maas Beratungsgesellschaft mbH. Diese bietet professionelle Beratung für Unternehmen und vereint in ihrem Beraterteam das Expertenwissen aus dem Bereich Psychologie mit Themen der Wirtschaft.
